簡化資產檢查—更智能且直觀的審批流程與介面
2024年9月25日
專案時長：2 週
RiConnect 平台中的「檢驗模組」在資產管理中扮演著關鍵角色，負責協助資產所有者將資產送往檢驗機構並獲取必要的認證。這不僅有助於確保合規性，也能提升透明度，讓檢驗流程更加順暢。
然而，儘管這個模組至關重要，現有的檢驗流程仍存在諸多挑戰——繁瑣的審批機制、資訊過載的介面，以及複雜的使用者權限設定。此次優化專案的目標，是透過重新設計「合約管理區」，讓使用體驗更加直覺，簡化作業流程，並大幅提升效率。
專案概述
本次專案聚焦於 RiConnect 平台的「檢驗模組」，特別針對合約管理區進行優化，這部分負責處理資產送檢與認證取得的流程。資產所有者（客戶）需要透過檢驗公司（供應商）來確保合規性，而多角色的審批流程則涉及使用者、管理者及管理員。
我們的目標是簡化這一審批流程，確保所有角色都能高效地完成必要步驟，而不會因不必要的權限限制或繁瑣的操作而受阻。
問題點
複雜的審批流程：管理者需要在三個不同的地方進行審批，導致混亂與低效。
權限分散：部分作業明明應該由管理者處理，卻需要管理員批准，造成不必要的流程障礙。
資訊過載：介面上顯示了過多無關資訊，使用者難以專注於重要內容。
過多的跳轉與操作：系統要求使用者不斷點擊與跳轉頁面，使得整體體驗支離破碎。
角色與權限的複雜性：不同角色的權限界定不清，影響使用體驗，需要重新梳理與規劃。目標
優化目標
簡化審批流程：減少管理者審批的入口點，讓操作更直覺。
重新整理權限：讓管理者能夠直接處理必要的作業，避免過度依賴管理員批准。
資訊精簡：僅保留使用者真正需要的資訊，減少介面干擾。
減少不必要的操作：降低重複點擊與頁面跳轉次數，讓流程更順暢。
挑戰
權限界定的明確性：確保管理者與管理員的職責清晰，避免角色權限混亂。
UI 界面精簡化：找出最重要的資訊呈現方式，同時減少過多的點擊與跳轉。
多角色需求的平衡：在優化 UX 的同時，確保不同使用者群體都能順利完成各自的操作。
確立方向：重新規劃流程架構
在優化檢驗流程時，我們首先針對現有流程進行分析，並繪製流程圖來尋找問題核心，進而制定更高效的作業模式。
分析過程中，我們發現了一個主要瓶頸：「在資產選擇與完成 PO（採購訂單）的步驟中，必須由管理員執行『完成』按鈕（圖 1）。這導致整個流程被卡住，影響作業效率。
(圖 1)
為了解決這一問題，我們重新檢視了各帳戶類型的權限（圖 2），確保權限分配合理化，避免管理員成為瓶頸。
(圖 2)
長期以來，這樣的權限設置問題導致許多使用者不得不將帳戶設為最高管理級別，進而破壞了原本的權限階層概念。因此，我們不僅調整了權限項目，也將「審批與認證生成」這兩個流程合併，減少管理者重複操作的負擔，讓流程更順暢。
此外，根據銷售團隊的使用者回饋，我們發現「明細功能」的使用率極低。因此，在優化過程中，我們決定將其隱藏，進一步簡化作業流程。
功能對齊：構建清晰的操作藍圖
進入更深入的設計階段時，我們整理了流程圖與使用者故事，並重新規劃合約、PO 明細、與合約詳細資訊的頁面架構。
這樣的調整不僅能減少不必要的入口點（如「證書區」與「合約進行中」中的「已處理」分頁），還能使整體審批流程更加順暢，提升用戶體驗與清晰度。
就像交響樂團中的每個樂器都需要完美協調，我們的功能規劃也必須達到最好的平衡，確保使用體驗流暢無礙！🎵
UI 設計與使用流程：從架構到視覺的轉化
設計 UI 就像講故事，每個元素都應該引導使用者順利完成操作，讓整體體驗直覺且流暢。
在確立了功能藍圖與流程圖後，我們開始進行 UI 設計，將這些結構化的資訊轉化為視覺化且易於操作的介面，確保使用者能夠無縫完成作業。
優化成果：更清晰、更高效的使用體驗
資訊整合：我們依據功能藍圖重新排列頁面資訊，合併內容、減少多餘的審批入口，讓畫面更加清晰（圖 3）。
更直覺的資訊呈現：過去分散的頁面，如今統一到單一畫面，使用者可以透過表格一眼掌握資產的檢驗與審批狀態（圖 4）。
(圖 3)
(圖 4)
最後調整：延伸至子頁面與彈出視窗
主畫面確定後，我們進一步設計子頁面與彈出視窗。在這個過程中，我們特別加入標註（annotations），確保開發團隊能夠準確理解設計意圖。
此外，我們也根據流程圖的使用情境，完善 UI 流程，讓審批與認證的產出更加順暢。
總結
這次的優化專案已順利通過高層審核，正式進入開發階段！我們期待這些改進能真正提升使用者體驗、簡化檢驗流程、並帶來更高的作業效率。
讓我們拭目以待，看看使用者的回饋吧！
