讓數位傳送變得簡單高效—DDS 模組

DDS（Digital Delivered Sendings）是 RiConnect 平台的核心功能之一，專為資產擁有者設計，方便他們向不同公司的客戶或供應商發送資產資訊。然而，在使用者真正發送 DDS 之前，這些數據必須先由管理者審核，以確保資訊的準確性。

問題在於，原本的審核流程分散在製造、租賃、檢驗等不同模組中，管理者只能依賴網頁右上角的通知來確認有哪些 DDS 項目需要審核。這種設計迫使管理者頻繁切換模組，耗費大量時間在不同清單中搜尋待審核的合約或 OP（作業訂單）。

為了解決這些痛點，我們決定開發專門的 DDS 模組，讓審核流程更順暢、更高效。

從使用者需求出發，拆解問題

在這次專案中，我們運用 Persona（使用者角色）和 Double Diamond（雙鑽石設計模型）來深入理解問題並制定解決方案。Persona 幫助我們洞察不同使用者角色的行為、痛點與目標，特別是負責審核 DDS 的管理者。而透過雙鑽石模型，我們從廣泛探索零散流程和導航挑戰開始，逐步收斂至優化審核體驗的核心方向。

核心問題

• 審核流程零散：管理者需要在不同模組間切換才能找到待審核的 DDS，浪費時間並增加操作負擔。

• Email 轟炸：DDS 相關通知過於依賴 Email，導致重要資訊容易被埋沒，影響審核時效。

• 導航不直覺：使用者難以找到 DDS 審核功能，導致流程低效且易產生錯誤。

解決方案：打造高效的 DDS 模組

為了讓審核流程更加順暢，我們確立了幾項關鍵策略：

• 中央化的審核儀表板：建立統一的 DDS 審核介面，管理者可以在一個頁面內查看所有待審核項目，無需再四處搜尋。

• 任務管理整合：引入任務管理工具，減少對 Email 通知的依賴，讓管理者可以透過儀表板直接追蹤 DDS 相關工作。

• 優化導航設計：透過直覺化的導航、快捷連結與視覺提示，幫助管理者快速定位 DDS 審核區域。

核心目標

• 加速審核流程：減少管理者花在搜尋 DDS 項目的時間，提升審核效率。

• 資訊清晰可見：確保 DDS 相關資訊以一致且易讀的方式呈現。

• 狀態透明可追蹤：讓管理者清楚掌握 DDS 的審核進度，避免遺漏重要任務。

故事線：#焦頭爛額的管理者 #值得關注的使用情境 #被埋沒的 Email

識別出問題後，我們開始進一步思考應該如何打造一個真正解決管理者痛點的 DDS 模組。我們針對以下幾個關鍵功能進行設計與優化：

• 統一審核儀表板：在單一介面上呈現所有 DDS 項目，讓管理者可以快速查看待處理與已完成的審核。

• 待處理與已完成指標：透過視覺化標示，讓管理者一眼辨識哪些項目仍待審核，哪些已完成。

• 搜尋與篩選功能：提供靈活的搜尋條件，幫助使用者根據 DDS 編號、日期、狀態等快速找到所需項目。

• 即時提醒與通知：透過通知機制，確保管理者不會錯過任何重要的 DDS 審核工作。

• 直覺導航與快捷操作：讓審核按鈕、拒絕按鈕、詳情頁面等關鍵操作一目了然，減少操作成本。

• 角色權限管理：確保只有授權管理者能夠操作 DDS 審核功能，保障數據安全。

• 標籤與數量提示：在標籤上直接顯示待審核數量，幫助管理者掌握目前的工作量。

• DDS 取消功能：允許使用者取消 DDS 項目，並將此功能與「已完成」標籤內的拒絕選項整合，以增強管理彈性。

開發流程：從概念到 UI 設計

在與團隊深入討論並與前後端工程師進行技術評估後，我收集了關鍵反饋，進一步建立 DDS 模組的功能地圖（Functional Map）。這張地圖清楚定義了模組的核心組件、互動方式與工作流程，作為開發的藍圖，確保設計方向符合技術可行性，同時滿足使用者需求。

UI 設計：將設計概念轉化為高效操作介面

隨著 DDS 模組的結構逐漸成形，我開始進行 UI 設計，並進一步細化使用流程圖（User Flowchart），確保管理者可以快速批量審核 DDS 項目。

由於 RiConnect 平台已有一批習慣舊介面的使用者，因此 UI 設計必須兼顧風格與操作一致性，讓使用者無需重新學習，就能順暢使用新的 DDS 模組。

• 標註設計細節：UI 設計中加入了詳細的標註，確保開發團隊能夠理解設計意圖，減少開發過程中的溝通成本。

• 可重用 UI 元件：建立按鈕、彈出視窗、通知等 UI 元件，確保所有組件風格統一，增強系統一致性。

• 完整 UI 流程圖：將 UI 設計與使用者操作流程整合，確保每個步驟都符合直覺操作邏輯。

結語：DDS 模組帶來的改變

目前，這個專案已進入高層審核階段，待批准後，團隊將進一步盤點與整理各功能模組的數據，確保資訊傳輸與接收順暢。

這次的 DDS 模組優化，不僅解決了管理者的審核痛點，也讓整個 DDS 流程變得更有效率。我們期待這個新功能能夠提升使用者體驗，減少不必要的時間浪費，並為 RiConnect 帶來更順暢的數位發送流程。

接下來的發展令人期待，敬請關注更多精彩更新！